Wissensdatenbank-Vorlagen zum sofortigen Kopieren

Welche Wissensdatenbank-Vorlage passt

Die meisten Hilfecenter-Inhalte lassen sich fünf Artikeltypen zuordnen. Wählen Sie die Vorlage nach der Frage, mit der Leser kommen, nicht nach der Funktion, die Sie beschreiben möchten. Eine einheitliche Struktur erleichtert Lesern das Überfliegen, hilft Reviewern, Lücken zu erkennen, und liefert Suchmaschinen und KI-Assistenten klare, vorhersehbare Abschnitte zum Zitieren.

Vorlage für Hilfeartikel: Anleitung

Nutzen Sie sie für jede einzelne Aufgabe, die Kunden in Ihrem Produkt erledigen: etwas erstellen, konfigurieren, verbinden oder exportieren. Braucht der Titel ein „und“, teilen Sie ihn in zwei Artikel.

• Beginnen Sie den Titel mit einem Verb und verwenden Sie die Wörter, die Kunden in die Suche eingeben.
• Stellen Sie die Antwort in einem Satz vor die Schritte, damit Leser und KI-Antworten sie sofort erhalten.
• Eine Aktion pro Schritt; setzen Sie exakte UI-Bezeichnungen fett.
• Enden Sie mit dem erwarteten Ergebnis, damit Leser wissen, dass es funktioniert hat.

# [Aufgabe erledigen] in [Produkt]

[Antwort in einem Satz: was der Leser erreicht und der kürzeste Weg dorthin.]

**Gilt für:** [Tarif / Rolle / Plattform]
**Dauer:** [etwa 5 Minuten]

## Bevor Sie beginnen
- [Erforderliche Berechtigung oder Rolle]
- [Was vorher eingerichtet sein muss]

## Schritte
1. Öffnen Sie **[Menü] > [Seite]**.
2. Klicken Sie auf **[Schaltfläche]**.
3. Geben Sie [Wert] in **[Feld]** ein und klicken Sie auf **Speichern**.

## Ergebnis
[Was der Leser sieht, wenn es geklappt hat.]

## Nächste Schritte
- [Link zur verwandten Aufgabe]
- [Link zum Fehlerbehebungsartikel]

Vorlage für Fehlerbehebungsartikel

Nutzen Sie sie, wenn Leser mit einem Symptom oder einer Fehlermeldung kommen. Ordnen Sie die Lösungen von der wahrscheinlichsten zur unwahrscheinlichsten, damit die meisten Leser nach der ersten aufhören können.

• Verwenden Sie den exakten Fehlertext als Titel: Genau den fügen Nutzer in die Suche ein.
• Erklären Sie die Ursache in einfacher Sprache vor der Lösung.
• Fügen Sie einen Prüfschritt hinzu, damit Leser bestätigen können, dass das Problem gelöst ist.
• Listen Sie auf, was der Support braucht (Konto-ID, Screenshot, Uhrzeit), um das Ticket zu verkürzen.

# [Exakte Fehlermeldung oder Symptom]

[Zusammenfassung der häufigsten Ursache und Lösung in einem Satz.]

## Symptome
- [Was der Leser sieht, einschließlich des exakten Fehlertexts]

## Ursache
[Warum es passiert, in ein bis zwei Sätzen.]

## Lösung
1. [Zuerst die wahrscheinlichste Lösung]
2. [So prüfen Sie, ob es behoben ist]

## Falls das nicht geholfen hat
- [Zweite Ursache]: [Lösung]
- [Dritte Ursache]: [Lösung]

## Weiterhin Probleme?
Kontaktieren Sie den Support und geben Sie an: [Konto-ID, Screenshot, Zeitpunkt des Fehlers].

FAQ-Vorlage

Nutzen Sie einen FAQ-Artikel, um kurze Fragen zu einem Thema wie Abrechnung oder Datensicherheit zu bündeln, wenn jede Antwort in zwei bis drei Sätze passt. Alles Längere verdient eine eigene Anleitung.

• Formulieren Sie jede Frage so, wie Kunden sie stellen, idealerweise übernommen aus Tickets oder erfolglosen Suchen.
• Antworten Sie im ersten Satz; Kontext folgt danach.
• Verlinken Sie den vollständigen Artikel, statt lange Abläufe zu wiederholen.
• Ein Thema pro FAQ-Seite: Eine Sammel-FAQ für alles wird unauffindbar.

# [Thema]: häufige Fragen

## [Frage, wie Kunden sie stellen]?
[Direkte Antwort im ersten Satz.] [Ein bis zwei Sätze Kontext.]
[Link zum vollständigen Artikel]

## [Frage]?
[Antwort.]

## [Frage]?
[Antwort.]

Vorlage für Release Notes und Changelog

Nutzen Sie sie für jedes Release, das ändert, was Kunden sehen oder tun. Beginnen Sie mit dem Nutzen, beschreiben Sie Korrekturen über das Symptom, das Nutzer bemerkt haben, und geben Sie immer an, ob Handlungsbedarf besteht.

• Formulieren Sie die Überschrift als Ergebnis („Berichte als CSV exportieren“), nicht als internen Ticketnamen.
• Verlinken Sie jede neue Funktion mit ihrer Anleitung.
• Behalten Sie „Handlungsbedarf“ auch bei der Antwort „Keiner“: Leser suchen danach.

# [Version oder Datum]: [Wichtigster Nutzen]

**Veröffentlicht:** [JJJJ-MM-TT]
**Verfügbar in:** [Tarife / Plattformen]

## Neu
- **[Funktionsname]**: [was Nutzer jetzt tun können, in einem Satz]. [Link zur Anleitung]

## Verbessert
- [Änderung und warum sie wichtig ist]

## Behoben
- [Fehler, beschrieben über das Symptom, das Nutzer gesehen haben]

## Handlungsbedarf
[Was Nutzer ändern müssen, oder „Keiner“.]

Vorlage für Erste-Schritte-Artikel

Nutzen Sie sie einmal pro Produkt als ersten Artikel für neue Kunden. Er ist eine Karte der ersten Sitzung und verweist auf ausführliche Anleitungen, statt sie zu wiederholen.

• Versprechen Sie im ersten Satz ein konkretes Ergebnis und eine realistische Dauer.
• Beschränken Sie sich auf drei bis fünf nummerierte Etappen.
• Verlinken Sie jede Etappe mit der ausführlichen Anleitung.
• Heben Sie den Artikel auf der Startseite des Hilfecenters hervor.

# Erste Schritte mit [Produkt]

[Versprechen in einem Satz: was beim Leser funktionieren wird und wie lange es dauert.]

## 1. [Konto oder Workspace erstellen]
[Zwei bis drei Sätze.] [Link zur ausführlichen Anleitung]

## 2. [Das Erste verbinden oder importieren]
[Zwei bis drei Sätze.] [Link]

## 3. [Team einladen]
[Zwei bis drei Sätze.] [Link]

## 4. [Erstes Ergebnis sehen]
[Woran Sie den Erfolg erkennen.]

## Weiterlesen
- [Artikel zu den Grundkonzepten]
- [Häufigste nächste Aufgabe]
- [Wo Sie Hilfe erhalten]

Kategoriestruktur für ein SaaS-Hilfecenter

Nutzen Sie sie als Gerüst für ein neues Hilfecenter oder um ein unübersichtlich gewordenes neu zu ordnen. Sechs Hauptkategorien reichen für die meisten SaaS-Produkte; tiefe Verschachtelung versteckt Artikel, statt sie zu ordnen.

• Benennen Sie Kategorien nach dem, was Kunden tun, nicht nach Ihren internen Teams.
• Verwenden Sie aufgabenbezogene Artikeltitel.
• Halten Sie Fehlerbehebung in einer eigenen Kategorie, damit Fehlersuchen an einem Ort landen.
• Setzen Sie Release Notes ans Ende: Sie werden oft gelesen, aber selten durchstöbert.

Hilfecenter
├── Erste Schritte
│   ├── Erste Schritte mit [Produkt]
│   └── Konto einrichten
├── [Kernfunktion] nutzen
│   ├── [Objekt] erstellen
│   └── [Objekt] bearbeiten oder löschen
├── Integrationen
│   └── [Produkt] mit [Tool] verbinden
├── Konto und Abrechnung
│   ├── Tarif wechseln
│   └── Rechnungen herunterladen
├── Fehlerbehebung
│   └── [Exakte Fehlermeldung]
└── Release Notes
    └── [Version]: [Wichtigster Nutzen]

Für KI-Antworten und RAG schreiben

KI-Assistenten und Hilfecenter-Chatbots rufen Passagen ab, keine ganzen Seiten. Retrieval-Augmented Generation (RAG) zerlegt Artikel anhand der Überschriften in Abschnitte, daher muss jeder Abschnitt für sich verständlich sein. Die Vorlagen oben sind genau darauf ausgelegt.

• Eine Aufgabe pro Artikel: Gemischte Artikel erzeugen Abschnitte, die nur eine halbe Frage beantworten.
• Beschreibende Überschriften („Rechnungs-E-Mail ändern“ statt „Überblick“) zeigen dem Retriever, was ein Abschnitt enthält.
• Antworten Sie im ersten Absatz, damit die zitierte Passage die Antwort bereits enthält.
• Nennen Sie Produkt und Funktion ausdrücklich statt „es“ oder „diese Seite“.
• Schreiben Sie exakte UI-Bezeichnungen, Fehlermeldungen und Limits aus: Modelle zitieren sie wörtlich.

Diese Vorlagen in Multibase nutzen

Multibase ist eine White-Label-Wissensdatenbank, in der ein Konto viele gebrandete Portale betreibt. Die Vorlagen funktionieren in jedem Tool, doch einige Multibase-Funktionen erleichtern es, sie über Portale und Sprachen hinweg konsistent zu halten.

• Versionsverlauf: Aktuelle Versionen jedes Artikels werden aufbewahrt, sodass Sie sie vergleichen und eine frühere wiederherstellen können, falls eine Vorlagenänderung schiefgeht.
• Review-Workflow: Weisen Sie Reviewer zu, die neue Artikel gegen die Vorlage prüfen und vor der Veröffentlichung kommentieren.
• KI-Artikelgenerierung: Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Prompt und bringen Sie den Entwurf dann in die Struktur der Vorlage.
• KI-Übersetzung: Eine einheitliche Struktur lässt sich sauber übersetzen; Multibase erstellt einen Entwurf pro Sprache, und Sie veröffentlichen jede Sprache unabhängig, in 9 Inhaltssprachen.
• Changelog und geplante Veröffentlichung: Nutzen Sie die Release-Note-Vorlage im Changelog und planen Sie sie für den Launch-Tag.
• Gap Finder (kostenpflichtige Tarife): Suchen ohne oder mit schwachen Ergebnissen, nach Häufigkeit sortiert, zeigen, welche Anleitung oder welchen Fehlerbehebungsartikel Sie als Nächstes schreiben sollten — mit Entwurf per Klick.