Mandantenfähige Wissensdatenbank: eine Plattform, ein isoliertes Hilfecenter pro Kunde

Was Mandantenfähigkeit für eine Wissensdatenbank bedeutet

In der Softwareentwicklung bedeutet Mandantenfähigkeit, dass ein System viele Kunden bedient und dabei ihre Daten getrennt hält. Auf eine Wissensdatenbank übertragen heißt das: Sie — als Plattform, Managed Service Provider oder Reseller — betreiben Dokumentation für viele eigene Kunden, und jeder davon darf nur sein eigenes Hilfecenter sehen, unter seiner Marke und auf seiner Domain.

Das ist ein anderes Problem als das eines Unternehmens, das Dokumentation für seine eigenen Marken veröffentlicht. Die Anforderungen beginnen mit Trennung: Ein Mandant darf niemals Artikel, Logo, Suchergebnisse oder Analysen eines anderen sehen, und der vierzigste Mandant muss Routine sein, keine neue Beschaffung.

Wenn Sie als Agentur Kundendokumentation betreuen, beschreibt der Agentur-Leitfaden diesen Workflow; wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Marken sind, lesen Sie den Beitrag zur Multi-Brand-Dokumentation. Diese Seite behandelt das Mandanten- und Isolationsmodell selbst.

Zwei Mandantenmodelle — und wann welches passt

Es gibt zwei praktische Wege, viele Kunden aus einer Wissensdatenbank zu bedienen. Multibase unterstützt beide, und viele Plattformen kombinieren sie: ein Portal pro White-Label-Mandant und Lesergruppen für kundenspezifische Ergänzungen in einem gemeinsamen Portal.

So funktioniert die Mandantenisolation in Multibase

Jedes Portal ist ein eigener Datenbereich: Ein Leser im Hilfecenter von Mandant A kann Inhalte von Mandant B weder durchsuchen noch aufrufen oder empfohlen bekommen. Im Einzelnen:

• Daten: Artikel samt Versionen, Kategorien, Bilder, Lesergruppen, Bewertungen, Suchprotokolle und Aufrufstatistiken werden pro Portal gespeichert.
• Domain: Jeder Mandant erhält per CNAME-Eintrag eine eigene Domain; TLS-Zertifikate werden über Cloudflare for SaaS für Sie verwaltet.
• Branding: Logo, Farben, Schriften und eigenes CSS pro Portal, ohne „Powered by Multibase“-Hinweis in den kostenpflichtigen Tarifen — Endnutzer sehen nur die Marke des Mandanten.
• Zugriff: Lesergruppen beschränken Artikel auf angemeldete Leser, und authentifizierte Leser sind in jedem Tarif unbegrenzt.
• SEO: Jedes Portal wird serverseitig gerendert, mit eigener Suche und eigener Sitemap, sodass die Hilfecenter der Mandanten getrennt indexiert werden.
• KI-Zugriff: Der MCP-Endpunkt jedes Portals gibt nur veröffentlichte, öffentliche Artikel frei — Inhalte für Lesergruppen werden nie ausgeliefert.

Gemeinsame und mandantenspezifische Inhalte

Die meisten mandantenfähigen Setups haben einen gemeinsamen Kern — wie die Plattform funktioniert, Abrechnung, Sicherheit — und eine Ebene, die sich pro Mandant unterscheidet: Konfiguration, Integrationen und Terminologie. Legen Sie früh fest, wohin jeder Artikel gehört, denn das bestimmt, welches Modell passt.

Sind die Unterschiede klein und spielt eigenes Branding keine Rolle, nutzen Sie ein Portal und stellen die mandantenspezifischen Artikel hinter Lesergruppen. Braucht jeder Mandant eigene Marke und Domain, geben Sie ihm ein Portal und starten es von einer Standardbasis: dieselbe Kategoriestruktur und dieselben Kernartikel, angepasst an Namen und Einstellungen des Mandanten.

Innerhalb eines Portals prüft der Review-Workflow jede Änderung vor der Veröffentlichung, und der Versionsverlauf ermöglicht es, aktuelle Versionen zu vergleichen und wiederherzustellen. KI-Artikelerstellung und KI-Übersetzung senken die Kosten für Mandantenvarianten — in bis zu 9 Sprachen pro Portal.

Einen neuen Mandanten einrichten

1. Legen Sie in Ihrem bestehenden Konto ein neues Portal an — innerhalb des Portallimits Ihres Tarifs ohne neuen Vertrag oder neues Abonnement.
2. Hinterlegen Sie Logo, Farben, Schriften des Mandanten und bei Bedarf eigenes CSS.
3. Bitten Sie den Mandanten, einen CNAME-Eintrag für seine Hilfe-Domain anzulegen; das TLS-Zertifikat wird für Sie ausgestellt und erneuert.
4. Erstellen Sie die Basis-Kategorien und -Artikel (die KI-Artikelerstellung kann Entwürfe liefern) und ergänzen Sie dann mandantenspezifische Inhalte.
5. Legen Sie Lesergruppen an, wenn ein Teil der Inhalte nur für angemeldete Nutzer des Mandanten sichtbar sein soll.
6. Geben Sie den MCP-Endpunkt des Portals weiter, https://be.multibase.io/api/mcp/<portal-slug>, wenn der Mandant möchte, dass KI-Assistenten seine öffentliche Dokumentation lesen.

So sehen mandantenfähige Preise aus

Viele Anbieter von Wissensdatenbanken rechnen jede zusätzliche Wissensdatenbank als eigenes Produkt ab: KnowledgeOwl verlangt 50 $/Monat pro zusätzlicher Wissensdatenbank, und Document360 rechnet jede Marke als eigenes Projekt ab, mit White-Label erst im Business-Tarif für 399 $/Monat. Multibase enthält die Portale im Tarif — die Kosten pro Mandant sinken also mit dem Wachstum.

Admins — die Teammitglieder, die Inhalte bearbeiten — werden pro Konto gezählt, nicht pro Mandant: 3 in Growth, 10 in Scale, unbegrenzt in Enterprise. Preise bei jährlicher Abrechnung; monatlich kostet es 20 % mehr, Preise zzgl. MwSt.

Grenzen, die Sie vorab kennen sollten

Multibase gibt jedem Mandanten ein Hilfecenter, keinen Support-Desk: Es gibt weder Ticketing noch Live-Chat. Sollen Mandanten ihre Dokumentation selbst bearbeiten, zählt jeder ihrer Redakteure zur Admin-Anzahl Ihres Tarifs — planen Sie das in Growth und Scale ein.

Der MCP-Endpunkt liefert heute nur öffentliche Inhalte; authentifizierter Zugriff auf geschützte Artikel per MCP ist noch nicht verfügbar. Und Lesergruppen steuern die Sichtbarkeit von Inhalten, keine eigene Marke: Braucht ein Mandant ein eigenes Erscheinungsbild oder eine eigene Domain, geben Sie ihm ein Portal.